Как правильно пользоваться электронной почтой

Уважаемый читатель! А вы знаете, что формальные обороты и длинные поэмы в e-mail — это моветон? Мы готовы объяснить, почему.

Не пишите заключительных фраз

«С наилучшими пожеланиями»? «Будь здоров»? «С благодарностью»?

Ничего этого не нужно. Если вам кажется, что в конце письма должно что-то стоять, чтобы оно не выглядело незаконченным и резким, можете подписать его. Но все будет намного проще, если письма без заключительных фраз станут нормой.

Не пишите приветствий

Не тратьте время на то, чтобы решить, как начать письмо: с имени адресата или со слов «Уважаемый» или «Привет». Переходите сразу к делу. Если считаете нужным, обратитесь к человеку по имени. Но, скорее всего, он и так уже знает свое имя. Да и ваше тоже.

Приветствия и заключительные фразы — это пережитки того времени, когда письма писались от руки; по сути, сегодня это просто формальность. Без них письмо выглядит куцым или невежливым. Однако на самом деле все ровно наоборот. Невежливо писать длинные письма, полные формальных слов.

Вы же не используете эти выражения в СМС и чатах, так что же грубого в том, чтобы избавиться от них в электронной переписке? Письменный этикет давно пора менять.

Люди старше 70 давно уже отбросили эти формальности, а молодежь все никак не может принять новые правила и придает огромное значение всем этим пустым словам и фразам.

Чем короче, тем лучше. Трех предложений должно хватить на все

Чтение вашего письма отнимает у получателя время. Когда вы кому-то пишете, имейте в виду, что запас времени у человека не бесконечен.

Бессмысленные формальности отнимут у адресата больше времени. И у вас тоже, поскольку вы будете долго выбирать, какие именно слова и фразы лучше использовать в данном случае.

Как правило, все, что вам надо сказать в электронном письме, можно изложить тремя предложениями. Если этого недостаточно, лучше позвоните или договоритесь о личной встрече. Общение благотворно влияет на здоровье, а написание длинных электронных писем — вряд ли.

Папка «Входящие» — это не список дел и не менеджер задач

Наш мозг устроен так, что самое недавнее письмо, то, что еще не прочитано и находится в начале списка, мы воспринимаем как самое срочное. Даже если это что-то совершенно обыденное. Тратя на них время, мы оставляем без внимания действительно важную переписку и прочие дела.

Помните, что «новое» не значит «срочное».

Пустая папка «Входящие», в которой нет непрочитанных сообщений и все письма учтены и разложены по порядку мечта многих людей. Если вы зациклились на том, чтобы очистить папку «Входящие», ваша работа может серьезно пострадать, так как вы будете тратить время на чтение писем, которые вам в данный момент совершенно не нужны.

Избавиться от непрочитанных входящих писем очень просто: добавляйте их в менеджер задач вместе со всеми прочими делами, которые вам нужно выполнить. Что важно, а что нет — решать вам. Каждый день, каждую неделю, всю жизнь. Все это имеет мало отношения к тому, в каком порядке приходят письма в ваш почтовый ящик.

Проверяйте почту не чаще 2−3 раз в день

Разумеется, если по работе не требуется делать это чаще. Обычно двух-трех раз вполне достаточно.

Кто-то подсчитал, что многие американцы тратят на электронную переписку по шесть часов в день. По другим данным, речь идет о двух часах, хотя здесь не учитывается время, потраченное на переключение от одной задачи к другой. Всякий раз, когда вы отвлекаетесь на проверку своей почты, вы теряете еще 30 секунд на то, чтобы заново сфокусировать свое внимание на том, что делали раньше.

Быстро просмотрите новые письма в папке «Входящие».

Если кому-то нужно срочно что-то с вами обсудить, он позвонит или напишет в чате.